毎週全員を見直す必要がありますか？

必要ありません。次に会う予定がある人、返信や約束が残っている人、連絡したいと思っている人だけで十分です。

連絡しないと関係が切れますか？

連絡頻度や関係の距離感は人によって違います。CRMを返事の催促や連絡回数の点数付けに使わず、自分がした約束を確認する用途から始めます。

今後使わない情報や残す必要のない情報は、定期的に整理します。ただし過去の記録が次の予定や約束と関係する場合は、先に確認してから削除します。

パーソナルCRMを始めても、記録が増えるだけで会う前に開かなくなることがあります。マメな人ほど、タグ、評価、連絡履歴を増やしすぎて、次に何をすればよいかが見えなくなります。

週に15分だけ、約束・次の予定・不要な情報を順番に見る習慣にすると、記録を「保管」から「準備」に戻せます。

最初に見るのは相手からの返信ではなく、自分がした約束です。

終わったものは完了にし、できないものは期限や内容を直します。「今週中に送る」のまま放置せず、「木曜までに候補を二つ送る」のように自分が判断できる形にします。

今週・来週に会う人がいるなら、前回の話を一行だけ確認します。全部の履歴を読み返す必要はありません。

「前に映画の話をしていた」だけでも十分な場合があります。質問を十個準備する必要はありません。

パーソナルCRMは情報を集める競技ではありません。使う見込みのないメモや、相手に関する不必要に細かい情報を見つけたら、消すか短くします。

特に見直したいのは、次のような記録です。

削除は記録の失敗ではありません。今後の会話で使わないものを手放す作業です。

関係には、連絡を急がない時期もあります。パーソナルCRMを「何日連絡していないか」のランキングにすると、相手の都合より自分の管理表を優先しがちです。

連絡するか迷うときは、次の順番で考えます。

一つでも曖昧なら、送ることをタスクにせず、次に確認することとして残しても構いません。

月末には、次の三つだけ振り返ります。

役に立たなかった項目やタグは消してよいです。人との関係は表計算の精度では決まりません。自分が相手の話を聞き直す余地を残しながら、約束を忘れない程度の仕組みが続きます。

パーソナルCRMの基本と道具の選び方はパーソナルCRMの基礎ガイド、まず3人で試す手順はパーソナルCRMの始め方を参考にしてください。メモを見返す習慣そのものを作りたい場合はメモを取っても見返さないときの工夫も参考にできます。