まず答え：人を管理するのでなく、自分の約束を忘れないための仕組み
パーソナルCRM（Personal CRM）は、個人が人との接点を準備するために、会話・約束・予定を人ごとに残して見返す仕組みです。相手を点数化したり、機械的に連絡頻度を上げたりするものではありません。
役立つのは、会う前に30秒だけ開いて「前回どこまで話したか」「自分は何を送ると言ったか」「次に何を聞けばよいか」を確認できる状態です。記録が多いことより、次の接点で使えることを優先します。
記録を集めるための図ではありません。次の接点で使う情報だけを、順番につなげます。
連絡先管理・メモ・営業CRMとの違い
名前や会社を探すだけなら連絡先管理で足ります。チームの商談を動かすなら営業CRMが必要です。パーソナルCRMが扱うのは、その間にある「自分が次にどう関わるか」です。
| 種類 | 主な目的 | 向く記録 | 向かないこと |
|---|---|---|---|
| 連絡先・名刺管理 | 誰に連絡できるかを探す | 名前、会社、連絡先 | 前回の会話や自分の約束 |
| 個人用メモ | 思いつきや情報を残す | 文章や資料をためる | 人ごとの次の接点をすぐ開く |
| 営業CRM | 組織で案件を進める | 商談、売上、担当、承認 | 私的な会話や会社外の人間関係 |
| パーソナルCRM | 自分の関係を丁寧に扱う | 会話、約束、次の予定 | 会社の顧客台帳・評価・監査 |
会社の顧客情報、契約条件、採用評価、機密資料は、個人用の記録に移さず、会社が指定するCRMや保存先、情報管理規程に従ってください。パーソナルCRMは組織の運用を迂回する道具ではありません。
必要になる場面と、使わなくてよい場面
久しぶりに会う知人
前回の会話と、次に聞きたいことを一行で残す。
紹介・採用・キャリアのつながり
誰経由で知り合い、何を返すと言ったかを確認する。
個人の営業活動
所属先の規程に反しない範囲で、自分の準備や約束を見返す。
反対に、今の連絡先やメモで会話と約束を十分に思い出せているなら、新しい道具は不要です。「全員を登録しなければ」と始めると、入力作業だけが残ります。同じ質問を繰り返す、送ると言ったものを忘れる、会う前にメモを探し回る。このどれかが繰り返されるときだけ試すのが合理的です。
3人・7日で始める：最初に必要なのは4項目だけ
- 1. 会った後誰と、いつ、どこで会ったかを一行で残す。
- 2. 分ける相手が話した事実／自分の約束／次に確認したいことを分ける。
- 3. 会う前予定・未完了の約束・前回の話だけを開く。
選ぶのは「次に会う予定がある人」「返す約束がある人」「しばらく連絡したい人」のうち3人で十分です。一人につき最初に残すのは、次の4項目です。
- 接点：いつ、どこで、何のために会ったか
- 会話の事実：相手が実際に話したこと。推測とは分ける
- 自分の約束：誰が、いつまでに、何をするか
- 次の入口：次に聞きたい未確認のこと
「引っ越し先を探してる。通勤が大変そう。なんか手伝えるかも」
事実 引っ越し先を探している
自分の約束 金曜までに候補を送る
次に聞く 通勤時間の希望は未確認
「引っ越し好きな人」と性格を決めつけるより、会話と行動につながります。
3人だけ選ぶ
次に会う・返す約束がある・連絡したい人から一人ずつ。
会った後に一行
会話の事実と、自分がすることを別の行に残す。
約束だけ見る
期限がないものは、必要なら日付を決める。不要なら消す。
会う前に開く
30秒で使えたかだけ確認する。使えなければ項目を減らす。
実際の入力の順番と、続かなかった場合の減らし方は3人・1週間で始める手順にまとめています。
道具を選ぶときの6つの質問
「AI付き」や「高機能」だけで決めると、使う場面に合わないことがあります。無料期間に、次を実際に確かめてください。
| 確認する質問 | 理由 |
|---|---|
| 人・会話・約束・予定を結びつけられるか | 情報が別々だと、会う前に探し直すことになります。 |
| 候補を直す・消すことができるか | 要約や自動整理の取り違えを、事実として残さないためです。 |
| 会う前に一画面で必要な分だけ見られるか | 記録庫ではなく、準備のための道具として使えるかを見ます。 |
| 書き出しと削除ができるか | 続けないと決めたとき、記録の扱いを自分で選べます。 |
| 音声・本文・同期データがどこへ送られるか | 自分だけでない情報を扱うため、保存範囲を把握する必要があります。 |
| 職場の規程と矛盾しないか | 仕事の情報は、個人の利便性より所属先のルールを優先します。 |
人脈全体の記録アプリを比較したい場合は、個人向け人脈管理アプリの選び方、会話を中心に残す場合は会話メモアプリの選び方も参考にしてください。
記録してよい範囲を先に決める
残すのは、次の会話や自分の対応に必要な最小限です。健康、住所、家族の事情、政治・信条、根拠のない評価や推測は、目的が明確でなければ残しません。相手が話した事実と、自分の感想を混ぜないことも大切です。
残す判断がしやすいもの
- 相手が話した、次回に関係する事実
- 自分がすると約束したこと
- 日付・場所など次の予定に必要な情報
原則として残さないもの
- 根拠のない性格評価や推測
- 次の会話に不要なセンシティブ情報
- 職場の規程で個人保存を禁じられた情報
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