スプレッドシートの顧客管理はどこで限界がくる？移すタイミングと移し方

スプレッドシートの顧客管理は、よくできた仕組みです。 列を自由に決められて、並べ替えも集計も速い。やめる理由は、普通はありません。

それでも、ある日から開かなくなります。件数が増えたからではありません。

限界は3つの場面で来る

1. スマホで開いたとき

いちばん最初に来ます。駅で、会う5分前に、スマホで開く。

• 横スクロールしないと必要な列が見えない
• セルの中の長い文章が省略されて読めない
• 検索して、行にたどり着いて、また横に動かす

これを毎回やる人はいません。2回で諦めます。 「書いてあるのに読めない」状態が、いちばん質が悪いです。書く気が失せます。

2. 1人につき複数の出来事を書きたくなったとき

最初は1人1行で足ります。名前、会社、最後に会った日、メモ。

やがて「3回会っていて、毎回違う話をした」人が出てきます。 このとき選択肢は2つで、どちらも詰みます。

やり方	起きること
メモ欄に追記していく	セルが縦に伸びて、一覧が読めなくなる
1回につき1行にする	同じ人が何行にもなり、その人を見るのに絞り込みが要る

表は「1件1行」の道具なので、1人に複数の出来事がぶら下がる形と相性が悪い。 これは工夫では解けません。

3. 期限のあるものを入れたとき

「来週までに資料を送る」を列に入れた瞬間、自分で見に行かないと気づけない状態になります。

スプレッドシートは向こうから知らせてきません。 条件付き書式で色を変えても、開かなければ色は見えません。

移すかどうかの判断

次のどれかに当てはまったら、外に持ち出す部分だけ分けてください。

• この1か月で、スマホから開いたのは2回以下
• 1人の欄に、3件以上の出来事が縦に積まれている
• 期限のあるものを入れているが、期限切れに気づいたのは相手からの連絡だった

3つ目が起きているなら、もう記録としては働いていません。

全部を移さない

移すときにいちばんよくある失敗は、全部持っていこうとすることです。 1,000件を手で移す作業は途中で止まります。止まったあと、両方が中途半端に残ります。

やることは3つだけです。

1. 次の3か月で会う予定のある人だけを選ぶ（たいてい20〜50人）
2. その人ぶんだけ移す。過去の出来事は直近1件でいい
3. スプレッドシートは消さない。集計と一覧は表のほうが得意

こうすると、移す作業は1時間で終わります。 効果は最初の1週間で分かるので、続けるかどうかもすぐ決まります。

二重に持たない列を決める

残す判断をしたら、どちらが正本かを列ごとに決めます。

内容	置き場所
会社名・部署・連絡先	スプレッドシート（変わらない情報）
売上・件数・集計	スプレッドシート（表が得意）
話した内容・約束・次に聞くこと	持ち出す側（会う直前に開くもの）

決めないまま両方に書くと、どちらが新しいか分からなくなります。 分からなくなった時点で、両方とも信用できなくなります。

会社の情報を扱っている場合

ここまでは個人の手控えの話です。 会社の顧客情報は、会社の規程に従ってください。 個人の端末やアカウントに顧客データを置く運用を禁じている職場は多くあります。

その場合に移せるのは、会社の正本に書くほどではない、 自分のための覚え書きだけです。営業のメモの線引きは 営業メモの取り方に書きました。

まとめ

スプレッドシートは集計に強く、外出先で1人を見るのに弱い。 限界は件数ではなく、スマホで開かなくなった日に来ます。 移すのは「会う直前に見るもの」だけでよく、次の3か月で会う人から始めれば1時間で終わります。